База клиентов и абонементы фитнес-студии: CRM — КанБан

В фитнес-студии клиент — это не разовая продажа, а история отношений на месяцы: купил абонемент на 12 занятий, ходит на йогу к Анне и на кроссфит к Игорю, сходил восемь раз, пропал на две недели, вернулся. Но данные о нём разбросаны: имя и телефон — в переписке и бумажном журнале, абонемент — на карточке в ящике у стойки, а сколько занятий осталось и когда клиент был в последний раз — помнит только администратор Марина Админова, да и то «примерно».

Это дорого стоит студии. Клиент приходит на тренировку, а сколько занятий у него в остатке — никто не скажет за секунду; тренер Дмитрий Сильнов ведёт группу, но не видит, у кого абонемент вот-вот кончится и кому пора продлевать. Постоянный гость пропал на месяц — вовремя не перезвонили, и он ушёл в соседний клуб. Владелец не знает реального размера базы: сколько всего клиентов, у скольких активный абонемент, а кто «спящий». Пока клиентов пара сотен, всё держится на памяти команды — а память самое ненадёжное хранилище.

В КанБан есть отдельный раздел «Клиенты» — единая база всех посетителей студии: телефон, почта, заметки и, главное, абонементы с остатком занятий и история всех посещений. Поиск работает по всей базе, каждое занятие-карточка привязывается к клиенту, история его визитов собирается в одном окне, а свои поля хранят абонемент, тариф и любимого тренера. Разберём на примере фитнес-студии «Энергия».

В чём проблема фитнес-студии

У студии есть клиентская база — просто она не собрана в одном месте, а размазана по людям, бумажкам и мессенджерам. Пока всё держится на памяти администратора, база превращается в чёрную дыру: клиенты теряются, абонементы не считаются, а вовремя вернуть ушедшего некому.

• Контакты разбросаны. Телефоны и имена лежат в переписках, в телефоне Марины, в бумажном журнале на стойке. Один и тот же клиент записан по-разному в трёх местах.
• Абонемент «в голове». Купил на 12 занятий, сходил восемь — а сколько осталось, считает администратор вручную. Ошиблись на пару занятий — клиент недоволен или студия теряет деньги.
• История посещений теряется. На какие тренировки ходил, к какому тренеру, как часто — помнит только тренер. Уволился Дмитрий — история его группы ушла с ним.
• Не видно, кто пропал. Непонятно, кто ходит регулярно, а кто не появлялся месяц. Некому вовремя напомнить и вернуть клиента, пока он не ушёл к конкуренту.
• Дубли. При потоке в тысячи посещений на несколько сотен человек один клиент легко заводится дважды, и его абонемент с историей дробится на две карточки.

Итог: Марина не может за секунду поднять карточку постоянного клиента и назвать остаток занятий, тренер не видит, у кого абонемент кончается, а владелец не знает реального размера и состояния своей базы. Данные о клиентах есть — но их нельзя быстро найти, связать с посещениями и передать другому сотруднику.

Как решает КанБан

Раздел «Клиенты» в КанБан — это CRM-справочник всех посетителей студии. Одна база, доступная всей команде, где у каждого клиента есть карточка, свои поля под абонемент и вся история его посещений. И живёт он в той же системе, где вы ведёте расписание и записи на доске, — поэтому клиент и его тренировки связаны напрямую, без второй программы и двойного ввода.

• Карточка клиента. Имя, телефон, email и заметка — этого достаточно, чтобы за секунду набрать номер или написать в мессенджере студии.
• Поиск по всей базе. Строка поиска ищет по имени, телефону или email сразу по всем клиентам, а не только по видимой странице. Начните вводить фамилию или последние цифры номера — нужный клиент найдётся.
• Свои поля под абонемент. Админ добавляет кастом-поля для всех клиентов: «Тип абонемента», «Всего занятий», «Осталось занятий», «Дата окончания», «Любимый тренер», «Источник». Поля видны прямо в карточке клиента — весь абонемент на виду, без бумажной картотеки.
• История карточек. У каждого клиента виден счётчик и список всех связанных записей: на какие тренировки ходил, в каком статусе, когда. Вся хронология посещений — в одном окне.
• Привязка занятия к клиенту. Карточка-запись на доске прикрепляется к клиенту, и его история пополняется автоматически. Привязать можно вручную из карточки в блоке «Клиент» или настроить автоматическую привязку по полю: отметьте поле клиента (например, телефон) как «Искать существующего клиента по этому полю» — совпал номер, и запись сама прицепилась к клиенту.
• Защита от дублей. При добавлении клиента КанБан подсказывает «похожий клиент уже есть» по телефону или имени и предлагает открыть существующего, а не плодить копии и не дробить абонемент.
• Два вида и чат. База отображается карточками или таблицей, а с клиентом можно вести чат прямо из раздела — напомнить о продлении абонемента или о тренировке.

В связке с разделом «Календарь» и досками КанБан собирает клиента, его абонемент и его тренировки в единую картину — от первого визита до продления.

Абонементы и остаток занятий: свои поля клиента

Главная особенность фитнес-студии в том, что клиент покупает не одну услугу, а пакет — абонемент на несколько занятий или на срок. В КанБан для этого не нужна отдельная программа: у клиента настраиваются кастом-поля, и весь абонемент хранится прямо в его карточке.

• Тип и объём абонемента. Поля «Тип абонемента» (разовое / 8 занятий / 12 занятий / безлимит на месяц), «Всего занятий» и «Дата окончания» описывают, что именно купил клиент.
• Остаток занятий на виду. Поле «Осталось занятий» показывает, сколько тренировок в пакете ещё не использовано. Администратор видит цифру в карточке и называет клиенту остаток за секунду, не считая по журналу.
• Любимый тренер и направление. Поля «Любимый тренер» (Дмитрий Сильнов, Анна Йогова, Игорь Кроссов) и «Направление» помогают вести персональную работу и рекомендовать нужные группы.
• Источник и заметки. Откуда пришёл клиент, есть ли ограничения по здоровью, что важно помнить перед тренировкой — всё в тех же полях, доступных всей команде.

Настроили поля один раз в окне «Поля клиента» — и у каждого нового клиента сразу есть структура под абонемент. А через привязку записей к клиенту история его посещений пополняется сама, и по ней всегда видно, сколько занятий уже пройдено.

Разбор на примере: Фитнес-студия «Энергия»

В «Энергии» тренеры Дмитрий Сильнов, Анна Йогова и Игорь Кроссов ведут группы, а администратор Марина Админова держит доску «Записи» со статусами Записан → Пришёл → Проведено → Оплачено. Единица работы — одно посещение клиента. Раньше контакты гостей жили в телефоне Марины, абонементы — на бумажных карточках в ящике у стойки, а история тренировок — в памяти тренеров.

Марина завела всех постоянных клиентов в раздел «Клиенты». Админ настроил в окне «Поля клиента» кастом-поля под студию: «Тип абонемента», «Всего занятий», «Осталось занятий», «Дата окончания», «Любимый тренер». Для автопривязки в «Энергии» поле «Телефон» отмечено как «Искать существующего клиента по этому полю»: когда Марина создаёт запись на тренировку и указывает номер клиента, карточка сама прикрепляется к его клиентской карточке.

Клиентка «Ольга М.» купила абонемент на 12 занятий к Анне Йоговой на йогу. В её карточке: телефон, «Тип абонемента» = 12 занятий, «Осталось занятий» = 4, «Любимый тренер» = Анна Йогова. Ольга звонит «запишите на завтра» — Марина вводит в поиск её фамилию или последние цифры номера, открывает карточку, видит остаток «осталось 4» и историю: восемь прошлых тренировок со статусами и датами. Ничего не нужно вспоминать. Когда остаток дойдёт до одного-двух занятий, Марина напишет Ольге прямо из чата раздела и предложит продлить абонемент — клиент не пропадёт после последней тренировки.

У Игоря Кроссова кроссфит-группа на 15 человек. Он открывает раздел «Клиенты» в виде таблицы, где поля «Любимый тренер» и «Осталось занятий» стоят колонками, находит своих подопечных и сразу видит, у кого абонемент вот-вот кончится. А если новый клиент случайно заводится второй раз, КанБан предупредит «похожий клиент уже есть» и предложит открыть существующую карточку — абонемент и история не раздробятся на две записи.

Что это даёт фитнес-студии

Когда все клиенты собраны в одну базу с абонементами и историей, студия получает конкретные выгоды — и перестаёт зависеть от памяти администратора и тренеров.

• Остаток занятий — за секунду. Поле «Осталось занятий» видно прямо в карточке; администратор называет остаток клиенту, не считая по бумажному журналу и не ошибаясь.
• Клиент не теряется вместе с сотрудником. Контакты, абонемент и история посещений лежат в общей базе, а не в голове тренера или телефоне администратора — новый сотрудник видит всё сам.
• «Как в прошлый раз» — сразу. История карточек показывает все прошлые тренировки клиента: направление, тренера, статус, дату. Не нужно ничего вспоминать перед занятием.
• Меньше оттока. Видно, у кого абонемент кончается и кто давно не приходил — есть повод вовремя написать в чат, продлить пакет и вернуть «спящего» клиента, пока он не ушёл к конкуренту.
• Чистая база без дублей. Подсказка о похожем клиенте не даёт завести гостя дважды и раздробить его абонемент и историю.
• Свои данные под фитнес. Кастом-поля хранят именно то, что важно студии: тип абонемента, остаток, направление, любимого тренера, ограничения по здоровью, источник — есть на чём строить заботу и допродажу.

В итоге администратор поднимает карточку любого клиента за секунды и называет остаток занятий, тренер видит свою группу и её абонементы, а владелец наконец знает реальный размер и состояние клиентской базы.