База учеников (CRM) языковой школы: язык, уровень, история — КанБан

В языковой школе «Лингва» набор идёт круглый год: то приходят двое на английский с нуля, то сразу собирается группа B1 по немецкому и пара индивидуалов на французский. Данные об учениках разбросаны по бумажным журналам, файлу Excel у завуча Елены Завучевой и заметкам в телефонах преподавателей — Анны Инглиш, Марии Дойч и Павла Франсе. Когда ученик звонит с вопросом «а мне какой уровень поставили и когда следующее занятие?», Елена минут пять ищет, какой у него язык, группа и сколько занятий уже пройдено.

Цена такой разрозненности выше, чем кажется. Язык и уровень путаются: ученика с уровнем A2 записывают в группу B1, и первое же занятие проходит впустую. История занятий живёт в голове преподавателя: уйдёт Анна — и никто не скажет, какие темы уже отработаны и на чём остановились. Контакты дублируются: один и тот же человек заведён дважды с разным написанием фамилии, и половина его занятий висит на «двойнике». А обзвонить группу перед началом нового модуля — это выписывать телефоны из трёх источников вручную.

В КанБан есть отдельный раздел «Клиенты» — по сути CRM-база учеников. На каждого заводится карточка с телефоном, почтой и своими полями (язык, уровень, группа, формат обучения), а к ней сама подшивается вся история занятий с доски. Поиск идёт по всей базе, язык и уровень видно сразу, а любого ученика и его прошлые занятия можно поднять за пару секунд — даже спустя год после выпуска.

В чём проблема языковой школы

База учеников в языковой школе редко существует как единое целое. Она размазана: анкеты и договоры — в папках, посещаемость — в журнале преподавателя, результаты входного теста — в отдельном файле, телефоны — в чьём-то мобильном. Пока группа учится, это ещё терпимо. Но стоит ученику пропасть на месяц или вернуться на новый уровень через полгода — и восстановить картину неоткуда.

• Путается язык и уровень. Английский, немецкий, французский, A1, A2, B1 — если язык и уровень не привязаны к ученику жёстко, его легко записать не в ту группу и на не тот материал.
• Не видно истории занятий. Сколько занятий прошло, какие темы отработаны, с каким преподавателем и на чём остановились — эти данные живут в голове преподавателя и в бумажном журнале, а не в одном месте.
• Переспрашивают контакты. Телефон, группу и формат обучения выясняют заново при каждом звонке, будто человека нет в базе.
• Дубли и путаница. Один ученик заведён дважды с разным написанием фамилии, и его занятия размазаны по двум записям.
• База уходит с сотрудником. Контакты и заметки живут в личном телефоне преподавателя Анны, а не в системе школы, — уволится, и половина группы «пропадёт».

Корень один: ученик и история его обучения не связаны в единую запись. Нужна база, где карточка ученика хранит контакты, язык и уровень и сама накапливает все его занятия.

Как решает КанБан

Раздел «Клиенты» в КанБан — это CRM-справочник, встроенный в ту же систему, где вы ведёте занятия и заявки на досках. Ученик и его занятия связаны напрямую, поэтому история собирается сама.

• Карточка ученика. ФИО, телефон, email и заметка — базовый набор, который заполняется в один клик через кнопку «Добавить клиента».
• Свои поля под языковую школу. Через кнопку «Поля» администратор добавляет поля сверх базовых — «Язык» (английский / немецкий / французский), «Уровень» (A1 / A2 / B1 / B2), «Группа», «Формат» (группа / индивидуально / онлайн), «Номер договора», «Скидка». Поле можно сделать обязательным и вывести прямо на карточку занятия на доске.
• История занятий. У каждого ученика есть кнопка «История» со списком всех связанных карточек с доски: их названия, статусы и даты. Прошлое занятие или тест открывается за секунду, а кнопка «Повторить» создаёт новую карточку по образцу старой — с тем же типом, полями и учеником.
• Поиск по всей базе. Строка поиска ищет по ФИО, телефону и email сразу по всей базе учеников — не только по загруженной странице, — и подгружает записи по мере прокрутки.
• Привязка карточки к ученику. В самой карточке занятия есть поле выбора клиента: находите существующего поиском или заводите нового прямо из карточки, не покидая её. Можно задать «ключ привязки» (телефон или № договора) — тогда карточка с тем же значением поля цепляется к ученику сама, и история копится без ручной работы.
• Защита от дублей. При создании ученика система подсказывает «Похожий клиент уже есть» по телефону или ФИО и предлагает открыть существующую запись вместо второй.
• Два вида и импорт. База показывается карточками или таблицей, сортируется по числу занятий, а существующий список учеников загружается импортом из CSV или Excel — не нужно вбивать всю группу руками.

Язык и уровень: ученик всегда в своей группе

Главная особенность языковой школы — ученик жёстко привязан к языку и уровню. Пока это просто пометка на бумаге, ученик легко попадает не на то занятие: новичка с A1 сажают в группу B1, и первое же занятие проходит впустую. В КанБан язык и уровень — это ваши собственные поля ученика, поэтому они работают на всю систему.

• Своё поле-список. Заведите поле «Язык» типа «Список (один)» со значениями «Английский», «Немецкий», «Французский» и поле «Уровень» со значениями «A1», «A2», «B1», «B2» — при добавлении ученика завуч просто выбирает нужное, ошибиться сложнее, чем в свободном тексте.
• Уровень на карточке занятия. Включите у поля «Показывать на карточке доски» — и язык с уровнем ученика будут видны прямо на карточке занятия, без открытия базы. Преподаватель с одного взгляда понимает, A2 перед ним или B1.
• Группа и формат рядом. Поля «Группа» и «Формат» (группа / индивидуально / онлайн) держат в одной карточке всё, что нужно завучу для распределения и отчётности, — не приходится сверяться с расписанием на бумаге.
• Всё видно в базе. Язык, уровень и группа показываются прямо на карточке ученика в разделе «Клиенты», а список можно вывести таблицей и отсортировать по числу занятий — нужного ученика поднимает поиск по имени, телефону или email.

Настроили поля один раз при запуске — и дальше каждый новый ученик заводится строго со своим языком и уровнем, а не «как записали».

Разбор на примере: Языковая школа «Лингва»

Завуч Елена Завучева при запуске настроила в разделе «Клиенты» поля под языковую школу: «Язык» (список: английский / немецкий / французский), «Уровень» (A1 / A2 / B1 / B2), «Группа», «Формат» и «Номер договора». У «Языка» и «Уровня» включила «Показывать на карточке доски». Список действующих учеников — 62 человека по восьми группам — загрузила импортом из Excel за пару минут, вместо того чтобы вбивать вручную.

Звонит ученик Пётр из группы «Eng-B1-3»: спрашивает, сколько занятий у него осталось до конца модуля и когда ближайшее. Елена открывает раздел «Клиенты», вводит в поиск его телефон — запись находится по всей базе мгновенно. В карточке видны контакты, язык «Английский», уровень «B1», группа «Eng-B1-3», а кнопка «История (14)» показывает список занятий с преподавателем Анной Инглиш: 12 занятий пройдено, 2 теста. Елена сразу отвечает: до конца модуля 4 занятия, преподаватель — Анна.

Приходит новенькая на немецкий с уровнем A2. Елена заводит её прямо из карточки занятия: набирает ФИО в поле выбора клиента, нажимает «Создать», выбирает язык «Немецкий», уровень «A2» и группу. Система тут же подсказала бы «Похожий клиент уже есть», если бы такая фамилия уже была, — дубля не будет. Преподаватели Мария Дойч (немецкий) и Павел Франсе (французский) видят язык и уровень прямо на карточках своих занятий и не путают учеников с чужими группами.

Перед стартом нового модуля Елене нужно обзвонить учеников группы «Eng-B1-3». Она открывает базу: язык, уровень и группа видны прямо на карточке каждого ученика, а рядом — телефон, поэтому нужных она обзванивает прямо из карточек, без выписывания номеров из трёх журналов. А когда через год выпускник вернётся, чтобы продолжить с B2, Елена поднимет его карточку и всю историю занятий поиском по фамилии — и Анна сразу увидит, на каких темах остановились.

Что это даёт языковой школе

Единая база учеников с языком, уровнем и историей занятий превращает разрозненные журналы в управляемую картотеку, где по каждому ученику видно всё и сразу:

• Язык и уровень всегда верны. Ученик привязан к своему языку и уровню полем-списком, а не пометкой на бумаге, — в чужую группу уже не запишешь.
• История занятий под рукой. Сколько занятий пройдено, какие темы отработаны, с каким преподавателем и когда — видно по каждому ученику за секунды, даже спустя год.
• Меньше рутины на звонках. Ученик находится по телефону, контакты и группа не переспрашиваются, а повторную заявку создаёт кнопка «Повторить».
• Чистая база без дублей. Подсказка о похожем ученике не даёт плодить копии, и вся история остаётся в одной записи.
• Быстрый обзвон группы. Телефоны всей группы — в одной базе, обзвон перед стартом модуля занимает минуты, а не сбор номеров из журналов.
• База принадлежит школе. Ученики живут в системе, а не в телефоне преподавателя Анны, — их не унесёшь при увольнении.

Один раз собранная база работает на каждый звонок и каждый набор: завуч Елена отвечает ученику мгновенно, а преподаватели Анна, Мария и Павел всегда видят, кого и по какому языку и уровню они ведут.