База курсантов автошколы (CRM): категории, занятия, контакты — КанБан

В автошколе «Старт» набор идёт волнами: то пусто, то сразу три группы на категорию «B» и одна на «C». Данные о курсантах разбросаны по бумажным журналам, файлу Excel у завуча Ольги и заметкам в телефонах инструкторов. Когда курсант звонит с вопросом «а мне сколько часов вождения осталось?», Ольга минут пять ищет, в какой он группе, кто его инструктор — Сергей, Андрей или Игорь — и сколько занятий уже проведено.

Цена такой разрозненности выше, чем кажется. Категория обучения путается: курсанта с «C» записывают на теорию группы «B». История занятий живёт в голове инструктора: уйдёт Сергей — и никто не скажет, что именно он уже отработал с учеником. Контакты дублируются: один и тот же человек заведён дважды с разным написанием фамилии, и половина его занятий висит на «двойнике». А обзвонить группу перед экзаменом — это выписывать телефоны из трёх источников вручную.

В КанБан есть отдельный раздел «Клиенты» — по сути CRM-база курсантов. На каждого заводится карточка с телефоном, почтой и своими полями (категория, группа, номер договора), а к ней сама подшивается вся история занятий с доски. Поиск идёт по всей базе, категорию видно сразу, а любого курсанта и его прошлые занятия можно поднять за пару секунд — даже спустя год после выпуска.

В чём проблема автошколы

База курсантов в автошколе редко существует как единое целое. Она размазана: анкеты и договоры — в папках, теория — в журнале преподавателя, часы вождения — в блокнотах инструкторов, телефоны — в чьём-то мобильном. Пока группа учится, это ещё терпимо. Но стоит курсанту пропасть на месяц или прийти на пересдачу через полгода — и восстановить картину неоткуда.

• Путается категория обучения. «B», «C», переподготовка с «B» на «C» — если категория не привязана к курсанту жёстко, его легко записать не в ту группу и не на те занятия.
• Не видно истории занятий. Сколько часов теории прослушал, сколько вождения откатал и с каким инструктором — эти данные живут в голове инструктора и на бумаге, а не в одном месте.
• Переспрашивают контакты. Телефон, договор и группу выясняют заново при каждом звонке, будто человека нет в базе.
• Дубли и путаница. Один курсант заведён дважды с разным написанием фамилии, и его занятия размазаны по двум записям.
• База уходит с сотрудником. Контакты и заметки живут в личном телефоне инструктора Сергея, а не в системе автошколы, — уволится, и половина группы «пропадёт».

Корень один: курсант и история его обучения не связаны в единую запись. Нужна база, где карточка курсанта хранит контакты и категорию и сама накапливает все его занятия.

Как решает КанБан

Раздел «Клиенты» в КанБан — это CRM-справочник, встроенный в ту же систему, где вы ведёте занятия и заявки на досках. Курсант и его занятия связаны напрямую, поэтому история собирается сама.

• Карточка курсанта. ФИО, телефон, email и заметка — базовый набор, который заполняется в один клик через кнопку «Добавить клиента».
• Свои поля под автошколу. Через кнопку «Поля» администратор добавляет поля сверх базовых — «Категория» (B / C / переподготовка), «Группа», «Номер договора», «Дата медсправки», «Скидка». Поле можно сделать обязательным и вывести прямо на карточку занятия на доске.
• История занятий. У каждого курсанта есть кнопка «История» со списком всех связанных карточек с доски: их названия, статусы и даты. Прошлое занятие или экзамен открывается за секунду, а кнопка «Повторить» создаёт новую карточку по образцу старой — с тем же типом, полями и курсантом.
• Поиск по всей базе. Строка поиска ищет по ФИО, телефону и email сразу по всей базе курсантов — не только по загруженной странице, — и подгружает записи по мере прокрутки.
• Привязка карточки к курсанту. В самой карточке занятия есть поле выбора клиента: находите существующего поиском или заводите нового прямо из карточки, не покидая её. Можно задать «ключ привязки» (телефон или № договора) — тогда карточка с тем же значением поля цепляется к курсанту сама, и история копится без ручной работы.
• Защита от дублей. При создании курсанта система подсказывает «похожий клиент уже есть» по телефону или ФИО и предлагает открыть существующую запись вместо второй.
• Два вида и импорт. База показывается карточками или таблицей, сортируется по числу занятий, а существующий список курсантов загружается импортом из CSV или Excel — не нужно вбивать всю группу руками.

Категория и своё поле: курсант всегда в своей группе

Главная особенность автошколы — курсант жёстко привязан к категории и группе. Пока это просто пометка на бумаге, ученик легко попадает не на то занятие. В КанБан категория и группа — это ваши собственные поля курсанта, поэтому они работают на всю систему.

• Своё поле-список. Заведите поле «Категория» типа «Список (один)» со значениями «B», «C», «Переподготовка B→C» — при добавлении курсанта завуч просто выбирает нужное, ошибиться сложнее, чем в свободном тексте.
• Категория на карточке занятия. Включите у поля «Показывать на карточке доски» — и категория курсанта будет видна прямо на карточке занятия, без открытия базы. Инструктор с одного взгляда понимает, «B» перед ним или «C».
• Группа и договор рядом. Поля «Группа» и «Номер договора» держат в одной карточке всё, что нужно завучу для обзвона и отчётности, — не приходится сверяться с папкой договоров.
• Категория и группа на виду. В режиме карточек значения ваших полей — категория и группа — видны прямо в карточке курсанта, а всю базу можно переключить в таблицу и отсортировать по числу занятий. Контакты и группа каждого курсанта всегда под рукой — например перед выпуском.

Настроили поля один раз при запуске — и дальше каждый новый курсант заводится строго со своей категорией и группой, а не «как записали».

Разбор на примере: Автошкола «Старт»

Завуч Ольга при запуске настроила в разделе «Клиенты» поля под автошколу: «Категория» (список B / C / переподготовка), «Группа», «Номер договора» и «Дата медсправки». У «Категории» и «Группы» включила «Показывать на карточке доски». Список действующих курсантов — 48 человек по трём группам — загрузила импортом из Excel за пару минут, вместо того чтобы вбивать вручную.

Звонит курсант Пётр из группы «B-14»: спрашивает, сколько занятий по вождению у него осталось. Ольга открывает раздел «Клиенты», вводит в поиск его телефон — запись находится по всей базе мгновенно. В карточке видны контакты, категория «B», группа «B-14», а кнопка «История (9)» показывает список занятий: 6 теории и 3 вождения с инструктором Сергеем. Ольга сразу отвечает: откатано 3 из 8 часов вождения, инструктор — Сергей.

Приходит новенькая на категорию «C». Ольга заводит её прямо из карточки занятия: набирает ФИО в поле выбора клиента, нажимает «Создать», выбирает категорию «C» и группу. Система тут же подсказала бы «похожий клиент уже есть», если бы такая фамилия уже была, — дубля не будет. Инструкторы Андрей и Игорь, которые ведут «C», видят категорию прямо на карточках своих занятий и не путают учеников с группой «B».

Перед выпускным экзаменом Ольге нужно обзвонить всю группу «B-14». Она открывает базу — в карточке каждого курсанта видны его группа и телефон — и обзванивает курсантов «B-14» по номерам прямо из карточек — 15 человек за несколько минут, без выписывания номеров из трёх журналов. А когда через год выпускник вернётся за копией свидетельства, Ольга поднимет его карточку и всю историю занятий поиском по фамилии.

Что это даёт автошколе

Единая база курсантов с категорией и историей занятий превращает разрозненные журналы в управляемую картотеку, где по каждому ученику видно всё и сразу:

• Категория и группа всегда верны. Курсант привязан к своей категории и группе полем-списком, а не пометкой на бумаге, — на чужое занятие уже не запишешь.
• История занятий под рукой. Сколько теории и вождения пройдено, с каким инструктором и когда — видно по каждому курсанту за секунды, даже спустя год.
• Меньше рутины на звонках. Курсант находится по телефону, контакты и группа не переспрашиваются, а повторную заявку создаёт кнопка «Повторить».
• Чистая база без дублей. Подсказка о похожем курсанте не даёт плодить копии, и вся история остаётся в одной записи.
• Быстрый обзвон группы. Телефоны всей группы — в одной базе, обзвон перед экзаменом занимает минуты, а не сбор номеров из журналов.
• База принадлежит автошколе. Курсанты живут в системе, а не в телефоне инструктора Сергея, — их не унесёшь при увольнении.

Один раз собранная база работает на каждый звонок и каждый экзамен: завуч отвечает курсанту мгновенно, а инструкторы Сергей, Андрей и Игорь всегда видят, кого и по какой категории они ведут.