Карточка записи в фитнес-студии: услуга, тренер, абонемент — КанБан

В фитнес-студии «Энергия» каждый день десятки записей: персональные тренировки, групповая йога, кроссфит, функциональные занятия. За каждой записью — клиент, услуга, тренер, тип абонемента и стоимость. Пока клиентов немного, всё держится в голове администратора Марины Админовой и в бумажном журнале на стойке. Но стоит студии вырасти до нескольких тренеров и плотного потока — начинается путаница: кто-то не помнит, к какому тренеру записан клиент, по разовому он пришёл или по абонементу, и сколько эта тренировка стоит.

Проблема не в людях, а в том, что данные записи разбросаны: имя клиента — в переписке, услуга — в расписании на стене, тип абонемента — в бумажной карточке в ящике, стоимость — в прайсе. Ничего нельзя быстро найти, посчитать или передать сменщику. В итоге тренер Дмитрий Сильнов ждёт «своего» клиента, который на самом деле записан к Игорю Кроссову, а по йоге у Анны Йоговой то недобор, то толпа.

В КанБан каждая запись — это карточка на доске, а какие именно данные она хранит, вы настраиваете сами. Тип карточки «Запись» с полями «Услуга», «Тип абонемента» и «Стоимость» — а тренер назначается исполнителем записи — превращает бумажный журнал в аккуратную структуру, где ничего не теряется. Разберём, как это устроено, на примере студии «Энергия».

В чём проблема фитнес-студии

Запись клиента в фитнес-студии — это не просто «имя и время в расписании». За ней стоит целый набор данных, который важен и администратору, и тренеру, и владельцу:

• Какая услуга — персональная тренировка, групповая йога, кроссфит, функциональное занятие. От неё зависят длительность, зал и цена.
• Какой тренер — силовик, йога-инструктор или тренер по кроссфиту. Клиент часто ходит к «своему» и не хочет к другому.
• Какой тип абонемента — разовое посещение, безлимит на месяц, пакет из 8 или 12 занятий, пробное. От него зависит, спишется занятие или нужна оплата на месте.
• Сколько стоит — цена разового, доплата сверх абонемента, стоимость персоналки у конкретного тренера.
• На каком этапе запись — записан, подтверждена, проведена, оплачена.

Когда всё это живёт в бумажном журнале и в переписках, начинаются типичные потери: Марина не помнит, к какому тренеру записан клиент; тренер не видит, по абонементу человек пришёл или по разовому; в конце дня никто не может сказать, сколько тренировок оплачено, а сколько «повисло». Данные есть, но они не собраны в одном месте и в единой форме — поэтому их нельзя ни найти, ни посчитать, ни передать сменщику.

Как решает КанБан

В КанБан вы создаёте тип карточки «Запись» и сами описываете, из каких полей она состоит. Поле — это не свободный текст «пиши что хочешь», а поле нужного типа, и КанБан следит, чтобы данные заполнялись правильно и одинаково у всех записей.

Доступные типы полей, из которых собирается карточка записи:

• «Список (один)» и «Список (много)» — выбор из заранее заданных вариантов: одна услуга или сразу несколько (например, тренировка + сауна).
• «Вложенный список (каскад)» — вложенный выбор: сначала «Групповые», потом «Йога», потом «Хатха». Удобно, когда услуг много и хочется их сгруппировать.
• «Деньги ₽» — стоимость услуги отдельным числовым полем, а не строкой «на память».
• «Число» — например, остаток занятий по абонементу.
• «Дата» — когда тренировка проведена или до какого числа действует абонемент.
• «Текст» — заметка тренера, пожелания клиента.
• «Галочка» — да/нет: «первое занятие», «нужна консультация врача».

Тренера отдельным полем заводить не нужно — его назначают исполнителем карточки (блок «Исполнители и напоминания»); на карточке он показывается аватаром-инициалами.

Каждому полю можно включить полезные флаги: «в названии» (значение попадает в название карточки и видно прямо на доске, не открывая запись — например, услуга в подписи), «в чат» (значение поля уходит отдельным сообщением в чат карточки — удобно копировать), «у клиента» (поле спрашивается у клиента в форме онлайн-заявки и наследуется в заявку), «автономер» (для числового или текстового поля карточке присваивается номер записи), «выделять карточку» по значению (запись мигает-алертом, когда в поле выбрано важное значение — скажем, «пробное» или «абонемент заканчивается») и «зависимое поле» — оно показывается только при определённом значении другого поля.

Ключевые поля: услуга, тренер, тип абонемента, стоимость

Для фитнес-студии четыре поля закрывают почти весь учёт записи. Разберём, каким типом лучше сделать каждое и какие флаги включить.

• Услуга — тип «Список (один)» (или «Вложенный список (каскад)», если услуг много: Групповые → Йога → Хатха; Персональные → Силовая; Функциональные → Кроссфит). Включите флаг «в названии», чтобы услуга сразу читалась в подписи на доске. Список не даёт разнобоя в названиях — у всех записей «Йога» пишется одинаково, и её можно фильтровать и считать.
• Тренер — назначается исполнителем карточки, выбор из сотрудников студии (Дмитрий Сильнов, Анна Йогова, Игорь Кроссов). На карточке тренер отображается аватаром-инициалами, и по нему видно загруз каждого. Через фильтры и группировку доски можно быстро собрать все записи одного тренера.
• Тип абонемента — тип «Список (один)» с вариантами: разовое, безлимит на месяц, пакет 8 занятий, пакет 12 занятий, пробное. Здесь особенно полезны «выделять карточку» (подсветить пробные или заканчивающиеся абонементы) и «зависимое поле»: например, поле «Стоимость» показывается только для типа «разовое», а для абонемента прячется, потому что оплата уже внесена.
• Стоимость — тип «Деньги ₽». Хранит именно сумму, а не строку, поэтому по ней видно выручку и статус оплаты. Для персоналки у разных тренеров можно ставить разную цену прямо в карточке.

Дополнительно удобно завести «Остаток занятий» (тип «Число») — сколько тренировок осталось по пакету, и «Абонемент действует до» (тип «Дата») — чтобы карточка сама подсвечивалась, когда срок на исходе. Так одна карточка записи отвечает сразу на все вопросы: что, к кому, по какому абонементу и за сколько.

Разбор на примере: Фитнес-студия «Энергия»

В «Энергии» работают три тренера: силовик и кроссфит-тренер Дмитрий Сильнов, йога-инструктор Анна Йогова и функциональщик Игорь Кроссов. Администратор Марина Админова ведёт доску «Записи» с колонками-статусами: Записан → Подтверждена → Проведена → Оплачена. Единица работы — одна запись клиента на тренировку.

Для типа карточки «Запись» настроены поля:

• Услуга — список: персональная силовая, кроссфит, йога хатха, функциональная тренировка. Флаг «в названии» включён, поэтому услуга видна прямо в подписи на доске.
• Тренер — исполнитель карточки: Дмитрий Сильнов, Анна Йогова, Игорь Кроссов. На карточке тренер — аватаром-инициалами.
• Тип абонемента — список: разовое, безлимит, пакет 8, пакет 12, пробное.
• Стоимость — поле «Деньги ₽»: для персоналки у Дмитрия это 1800.

Приходит новый клиент, Анна В., на пробную йогу. Марина заводит карточку в колонке «Записан»: услуга — «Йога хатха», тренер — Анна Йогова, тип абонемента — «пробное», стоимость — 500. Флаг «выделять карточку» подсвечивает пробные записи, поэтому Анна Йогова сразу видит новичка и уделяет ему внимание. Клиент возвращается, покупает пакет 8 занятий — Марина меняет тип абонемента на «пакет 8» и ставит «Остаток занятий: 8». После каждой тренировки остаток уменьшается, а когда падает до 1, карточка краснеет — сигнал предложить продление.

Параллельно постоянный клиент записан к Дмитрию Сильнову на персональную силовую по безлимиту, а группа из шести человек — к Игорю Кроссову на функциональную. На доске каждая карточка подписана в формате «Имя клиента · Услуга» («Анна В. · Йога хатха», «Пётр С. · Персональная силовая»), помечена типом «Запись» и статусом. Марина видит весь поток сразу, а открыв карточку — точную услугу, тренера, тип абонемента и цену. В конце дня по статусу «Оплачена» видно, сколько разовых оплачено, а что ещё «повисло» на «Проведена».

Что это даёт фитнес-студии

Когда запись описана полями, а не текстом в блокноте, студия получает конкретные выгоды:

• Ничего не теряется. Услуга, тренер, тип абонемента и цена всегда привязаны к записи — при передаче смены новый администратор видит всё сам, без расспросов.
• Меньше ошибок в оплате. Тип абонемента и стоимость — отдельные поля: сразу понятно, спишется занятие или нужна оплата на месте, и на сколько.
• Виден загруз тренеров. Тренер-исполнитель показывает, к кому и на что записаны клиенты, — легко распределить нагрузку между Дмитрием, Анной и Игорем и не допустить, чтобы у одного пусто, а у другого перебор.
• Абонементы под контролем. Остаток занятий и срок действия видны в карточке, а подсветка предупреждает, когда пакет заканчивается, — есть повод предложить продление вовремя.
• Быстрый онлайн-приём заявок. Поля с флагом «у клиента» сразу попадают в форму записи, которую заполняет сам клиент, — Марине не нужно всё переспрашивать.
• Порядок в статусах. Колонки Записан → Подтверждена → Проведена → Оплачена показывают, где деньги ещё не получены, а какая запись уже закрыта.

В итоге администратор тратит секунды вместо минут на каждую запись, а владелец в любой момент видит реальную картину дня — без бумажного журнала и звонков тренерам «а кто там у тебя сегодня».