Карточка ученика в языковой школе: язык, уровень, формат — КанБан

В языковой школе «Лингва» учеников много, а данные о них — везде и нигде. Кто-то учит английский с нуля, кто-то подтягивает немецкий к B2, кто-то ходит в группу по средам, а кто-то занимается индивидуально по видеосвязи. Всё это живёт в голове завуча Елены Завучевой, в переписке в мессенджере и в паре Excel-таблиц, которые каждый ведёт по-своему. Стоит Елене уйти в отпуск — и никто не скажет, какой у Иванова уровень и к какому преподавателю его записывать.

Корень проблемы в том, что у карточки ученика нет единого набора полей. Пока «язык», «уровень», «формат» и «преподаватель» не заведены как настоящие поля, а болтаются в свободном тексте, их нельзя ни отфильтровать, ни сгруппировать, ни быстро увидеть на доске. Администратор при каждом звонке переспрашивает одно и то же, а собрать группу «английский, B1, онлайн» превращается в ручной перебор.

В КанБан карточка — это не просто заголовок, а тип карточки со своим набором полей. Для ученика вы один раз задаёте поля «Язык», «Уровень», «Формат» — с выпадающими списками, а не свободным текстом, — назначаете преподавателя в блоке «Роли и напоминания», и дальше вся школа заполняет их одинаково. Ниже разберём, какие поля завести, как их настроить и что это даёт на примере «Лингвы».

В чём проблема языковой школы

Ученик в языковой школе — это не имя и телефон, а целый набор характеристик, от которых зависит вообще всё: в какую группу его посадить, к какому преподавателю записать, по какому учебнику вести. Пока эти характеристики нигде толком не зафиксированы, школа работает на памяти конкретных людей.

• Непонятно, что учит ученик. Английский, немецкий, французский — язык записан в лучшем случае в названии чата или в примечании, и отфильтровать «всех, кто учит немецкий» невозможно.
• Уровень — на словах. «Где-то между A2 и B1», «начинающий», «продолжающий» — у каждого администратора своя формулировка. Собрать однородную группу по уровню CEFR трудно, новичка легко подсадить не туда.
• Формат теряется. Онлайн ученик или ходит в аудиторию, индивидуально или в группе — это важно для расписания и оплаты, но нигде не выделено отдельным полем.
• Преподаватель не закреплён. Кто ведёт этого ученика — Анна, Мария или Павел — держится в голове завуча. Заболел преподаватель — и непонятно, кого он ведёт и кого предупредить.
• Данные не переживают людей. Всё это знание завязано на одного человека. Уходит администратор или завуч в отпуск — и школа наполовину слепнет.

Отдельная таблица в Excel проблему не решает: её ведут вручную и по-разному, она не связана с доской, где движется сам учебный процесс, и в неё невозможно заглянуть в один клик прямо из карточки ученика.

Как решает КанБан

В КанБан у каждой карточки есть тип, а у типа — свой набор полей. Вы создаёте тип карточки «Ученик» и описываете, из чего он состоит: какие поля есть, какие из них — выпадающие списки, что обязательно заполнять. Дальше вся школа заводит учеников одинаково, а данные становятся структурированными и пригодными для фильтров и группировки.

• Поля-списки вместо свободного текста. «Язык», «Уровень», «Формат» — это выпадающие списки с заранее заданными значениями (например, «Английский / Немецкий / Французский»). Администратор не печатает от руки и не путается в формулировках, а выбирает из готового набора.
• Единый набор полей на всю школу. Настроили тип «Ученик» один раз — и любая карточка ученика содержит те же поля в том же порядке. Данные сопоставимы между собой.
• Поле «Преподаватель» как роль. Ответственного за ученика назначают в блоке «Роли и напоминания»: видно, кого ведёт Анна, а кого — Мария, и на доске у карточки появляется аватар преподавателя.
• Фильтры по полям. Открыли панель «Фильтры» — и одним движением показали «всех, кто учит немецкий, уровень B1, формат — онлайн». Собрать группу или список к преподавателю стало делом секунд.
• Группировка в дорожки. Доску можно разбить на горизонтальные дорожки по преподавателю или по языку — и сразу видно, у кого сколько учеников и как распределена нагрузка.
• Всё в одной карточке. Язык, уровень, формат, преподаватель, история занятий, оплаты и переписка — в одном месте. Не нужно сверять три таблицы и чат.

Поля-списки и обязательные поля: почему это важнее всего

Ключевое решение — сделать «Язык», «Уровень» и «Формат» не текстовыми полями, а выпадающими списками. Разница огромная: текст каждый пишет по-своему («англ.», «English», «английский»), и такие данные бесполезны для фильтра. Список же даёт один вариант написания на всю школу.

• Язык — список. Значения: «Английский», «Немецкий», «Французский» (и что ещё преподаёте). Добавить новый язык — добавить пункт в список, и он появится во всех карточках.
• Уровень — список по CEFR. Значения A1, A2, B1, B2, C1, C2 — общепринятая шкала. Все администраторы оценивают уровень по одной линейке, а собрать однородную группу становится тривиально.
• Формат — список. «Онлайн / Офлайн» плюс «Индивидуально / В группе» — так вы разом видите и способ занятий, и тип. Это поле напрямую влияет на расписание и стоимость.
• Обязательные поля. У полей «Язык» и «Уровень» можно включить «Обязательное для заполнения» — тогда карточку ученика нельзя сохранить, не заполнив их. Пустых, «недоделанных» учеников в базе не будет.

Отдельно про каскадные (древовидные) поля: если у вас язык и уровень связаны, можно завести поле типа «Вложенный список (каскад)», где сначала выбираешь язык, а затем — доступный для него уровень или программу. Выбор на верхнем уровне открывает нужный список на нижнем — и ошибиться сочетанием уже нельзя.

Разбор на примере: Языковая школа «Лингва»

Завуч Елена Завучева открыла «Настройки доски» и создала тип карточки «Ученик». В нём завела поля: «Язык» (список: Английский, Немецкий, Французский), «Уровень» (список: A1, A2, B1, B2, C1, C2), «Формат» (список: Онлайн / Офлайн, Индивидуально / В группе) и поле для заметок о целях («подготовка к экзамену», «для работы», «для переезда»). У полей «Язык» и «Уровень» включила «Обязательное для заполнения».

Приходит новая ученица — Ольга, хочет учить немецкий. Администратор заводит карточку: язык — «Немецкий», после вводного теста уровень — «A2», формат — «В группе, офлайн». В блоке «Роли и напоминания» ответственной ставит Марию Дойч — теперь у карточки на доске виден аватар Марии. Всё, ученица заведена одинаково с остальными, ничего не переспрашивая.

Через месяц Елене нужно собрать новую группу «Английский, B1, онлайн». Она открывает панель «Фильтры» и выставляет: язык — «Английский», уровень — «B1», формат — «Онлайн». Доска мгновенно показывает 7 подходящих учеников — раньше на такой подбор уходил час перебора таблиц. Всех семерых она отдаёт Анне Инглиш.

А когда Павел Франсе уходит на две недели, Елена группирует доску в дорожки по преподавателю. В дорожке «Павел Франсе» — все 12 его учеников, каждого с языком и форматом видно сразу. Она за пять минут распределяет их между Анной и Марией на время отсутствия Павла, никого не потеряв.

Что это даёт языковой школе

Когда у карточки ученика есть чёткий набор полей, школа перестаёт держаться на памяти отдельных людей и начинает видеть свою базу как единое целое.

• Вся картина по ученику — в одном месте. Язык, уровень, формат, преподаватель, оплаты и история — открыл карточку и всё видишь, не переспрашивая.
• Группы собираются за секунды. Фильтр по языку, уровню и формату мгновенно показывает подходящих учеников — однородная группа набирается без ручного перебора.
• Единый стандарт данных. Списки вместо свободного текста означают, что «Английский» и «B1» у всех записаны одинаково и годятся для отчётов и фильтров.
• Нагрузка преподавателей видна. Дорожки по преподавателю показывают, у кого сколько учеников, — распределять и подхватывать на замене легко.
• База переживает отпуска. Знание об учениках лежит в карточках, а не в голове завуча, — школа не слепнет, когда кто-то уходит.
• Быстрый старт для новичков. Новый администратор заполняет готовые поля из списков и не боится ошибиться — правила зашиты в самой карточке.