Поля карточки курсанта в автошколе: договор и часы — КанБан

В автошколе за каждым курсантом стоит целая пачка данных: категория, номер договора, сколько часов вождения он уже откатал, к какому инструктору прикреплён, на каком этапе обучения находится и сдал ли внутренний экзамен. Пока набор небольшой, всё держится в бумажном журнале завуча и в голове инструкторов. Но стоит набрать две-три группы, посадить за руль трёх инструкторов — и начинается путаница: кто помнит, сколько часов осталось у конкретного ученика? По какому договору он учится? Кто вообще его инструктор?

Проблема не в людях, а в том, что данные курсанта разбросаны: паспортные данные — в договоре, часы вождения — в путевых листах инструкторов, оплата — в тетрадке бухгалтера, статус обучения — в памяти завуча. Ничего нельзя быстро найти, посчитать или передать сменщику. А когда приходит проверка или сам курсант спрашивает «сколько мне ещё осталось откатать?» — ответ ищут полдня.

В КанБан каждый курсант — это карточка на доске, а какие именно данные она хранит, вы настраиваете сами. Тип карточки «Курсант» с полями «Категория», «Номер договора» и «Часы вождения» превращает бумажную ведомость в аккуратную структуру, где ничего не теряется. Разберём, как это устроено, на примере автошколы «Старт».

В чём проблема автошколы

Курсант — это не просто «имя и телефон». За ним стоит набор данных, который важен и завучу, и инструктору, и бухгалтеру:

• Категория — A, B, C, BE. От неё зависит программа, количество часов и цена.
• Номер договора — по нему сверяют оплату, ищут курсанта в документах, отчитываются перед ГИБДД.
• Часы вождения — сколько практики уже откатано и сколько осталось до нормы. Это самый спорный и самый теряемый показатель.
• Инструктор — за кем закреплён курсант, к кому он ходит на практику.
• Этап обучения — оформлен, теория, вождение, внутренний экзамен, готов к ГИБДД.

Когда всё это живёт в бумажном журнале и путевых листах, начинаются типичные потери: завуч Ольга не помнит, сколько часов осталось у курсанта; инструктор Сергей не уверен, его это ученик или Андрея; бухгалтер не может привязать оплату к договору. Данные есть, но они не собраны в одном месте и в единой форме — поэтому их нельзя ни найти, ни посчитать, ни показать курсанту, когда он спрашивает про остаток часов.

Как решает КанБан

В КанБан вы создаёте тип карточки «Курсант» и сами описываете, из каких полей он состоит. Поле — это не свободный текст «пиши что хочешь», а поле нужного типа, и КанБан следит, чтобы данные заполнялись правильно.

Доступные типы полей под данные курсанта:

• Список (один) — выбор одного из заранее заданных вариантов: категория A / B / C / BE. Без опечаток и разнобоя.
• Текст — номер договора, серия и номер паспорта, адрес.
• Число — часы вождения: 12 из 56, 40 из 56. По нему видно остаток.
• Деньги ₽ — стоимость обучения, сумма оплаты по договору.
• Дата — дата заключения договора, дата внутреннего экзамена, планируемая дата в ГИБДД.
• Галочка — да/нет: «медсправка сдана», «оплачено полностью».

А инструктора закрепляют не кастомным полем, а блоком «Исполнители» карточки: выбираете сотрудника из команды — и он виден на карточке аватаром.

Каждому полю можно включить полезные флаги: «в названии» (значение попадает в название карточки и видно прямо на доске, не открывая курсанта — например, категория и часы), «в чат» (значение поля уходит отдельным сообщением в чат карточки — удобно копировать), «у клиента» (поле попадает в форму онлайн-заявки, которую заполняет сам будущий курсант), «автономер» (карточке автоматически присваивается номер — удобно как раз для номера договора), «Выделять карточку (мигание) при значении» у полей-списков (карточка мигает на доске, когда в списке выбрано важное значение) и зависимое поле — поле показывается, только если другое поле заполнено или равно нужному значению.

Часы вождения: число вместо спора «сколько я откатал»

Часы практики — самая горячая точка в любой автошколе. Инструктор считает по путевым листам, курсант — «на глаз», завуч — по журналу, и цифры не сходятся. В КанБан часы вождения — это отдельное числовое поле, а не запись «примерно откатал половину».

• Одно поле — одна правда. Заведите поле «Часы вождения» типа «Число». После каждого занятия инструктор или завуч обновляет цифру — и она одна для всех: и для курсанта, и для проверки.
• Видно прямо на доске. Включите у поля флаг «в названии» — и остаток «40 / 56» попадёт в название карточки курсанта: виден, не открывая её. Завуч охватывает всю группу одним взглядом.
• Норма под контролем. Добавьте рядом поле-список «Остаток часов» (например, «в норме» / «закончились») и отметьте важный вариант в настройке «Выделять карточку (мигание) при значении» — курсанты, у которых часы закончились, будут мигать на доске: сигнал, что пора добавить занятия.
• Видно загрузку инструкторов. Сгруппируйте карточки в дорожки «По исполнителю» — курсанты разложатся по инструкторам: видно, сколько учеников у Сергея, сколько у Андрея, где загруз, а где простой.

Числовое поле снимает вечный спор «сколько мне осталось»: цифра одна, она на карточке, её видит и завуч, и инструктор — и курсанту её называют за секунду, без «примерно».

Разбор на примере: Автошкола «Старт»

В автошколе «Старт» завуч Ольга ведёт доску «Курсанты» с колонками-этапами: Оформлен → Теория → Вождение → Внутренний экзамен → Готов к ГИБДД. Единица работы — один курсант. За рулём — три инструктора: Сергей, Андрей и Игорь.

Для типа карточки «Курсант» Ольга настроила поля:

• Категория — список A / B / C / BE. Флаг «в названии» включён, поэтому категория видна прямо в подписи на доске.
• Номер договора — текстовое поле с включённым «автономером», чтобы номер присваивался сам: Д-0147, Д-0148, Д-0149.
• Часы вождения — число: «40 / 56». Тоже с флагом «в названии».
• Инструктор — закреплён не отдельным полем, а блоком «Исполнители» карточки: Ольга выбирает сотрудника — Сергея, Андрея или Игоря — и он виден на карточке аватаром-инициалами.

Приходит новый ученик — Ольга нажимает «+ Карточка» в колонке «Оформлен», выбирает тип «Курсант», ставит категорию B, договор присваивается сам (Д-0150), закрепляет инструктора Андрея. Курсант проходит теорию — карточка едет в колонку «Вождение». После каждого занятия Андрей обновляет часы: было 12 из 56, стало 14. Когда до нормы остаётся пара занятий, Ольга видит это на доске, не листая журнал, и планирует последние часы и внутренний экзамен.

В конце месяца завуч открывает доску и видит всю картину: у Сергея 8 курсантов на вождении, у Игоря 5, у Андрея двое уже готовы к ГИБДД. А когда курсант звонит и спрашивает «сколько мне осталось откатать?» — Ольга находит его по номеру договора за секунду и называет точную цифру, а не «где-то половину».

Что это даёт автошколе

Когда курсант описан полями, а не строчкой в бумажной ведомости, автошкола получает конкретные выгоды:

• Ничего не теряется. Категория, договор, часы и инструктор всегда привязаны к курсанту — при передаче смены новый администратор видит всё сам.
• Часы под контролем. Практика — отдельное числовое поле, одно для всех; спор «сколько я откатал» закрыт, а остаток виден прямо на доске.
• Договор всегда под рукой. Номер договора в карточке (да ещё и с автономером) — курсанта находят за секунду, оплату легко сверить.
• Виден загруз инструкторов. Блок «Исполнители» карточки показывает, кто и сколько ведёт учеников, — легко распределить нагрузку между Сергеем, Андреем и Игорём.
• Быстрый онлайн-приём заявок. Поля с флагом «у клиента» сразу попадают в форму записи, которую заполняет сам будущий курсант, — Ольге не нужно всё переспрашивать по телефону.
• Порядок в этапах. Колонки Оформлен → Теория → Вождение → Экзамен → ГИБДД показывают, кто на каком этапе застрял и кого пора двигать дальше.

В итоге завуч тратит секунды вместо минут на каждого курсанта, а руководитель в любой момент видит реальную картину набора — без бумажного журнала и обзвона инструкторов.