Карточка заявки на уборку: объект, тип, площадь — КанБан

В клининговой компании каждый день десятки заявок: генеральная уборка квартиры, мойка окон в офисе, уборка после ремонта, поддерживающая уборка коттеджа. За каждой заявкой — объект (адрес), тип уборки, площадь, стоимость и клинер, который поедет на выезд. Пока заявок мало, всё держится в голове диспетчера и в бумажном журнале. Но стоит вырасти до нескольких бригад и потока звонков — начинается хаос: клинер путает адреса, менеджер не помнит согласованную цену, а директор не понимает, сколько квадратных метров и денег принёс день.

Проблема не в людях, а в том, что данные заявки разбросаны. Адрес — в переписке с клиентом, тип уборки — в блокноте диспетчера, площадь — со слов заказчика «где-то шестьдесят метров», а стоимость — в прайсе на стене и в голове менеджера. Ничего нельзя быстро найти, посчитать по площади или без потерь передать в бригаду.

В КанБан каждая заявка — это карточка на доске, а какие именно данные она хранит, вы настраиваете сами. Тип карточки «Заявка на уборку» с полями «Тип уборки», «Адрес», «Площадь» и «Стоимость» превращает бумажный журнал в аккуратную структуру, где ничего не теряется, а цена считается от площади. Разберём, как это устроено, на примере компании «ЧистоПро».

В чём проблема клининговой компании

Заявка на уборку — это не просто «адрес и время». За ней стоит целый набор данных, который важен и диспетчеру, и клинеру на выезде, и владельцу:

• Какой объект и адрес — квартира, офис, коттедж, помещение после ремонта. Клинеру нужно точно знать, куда ехать, этаж, домофон, есть ли парковка.
• Какой тип уборки — генеральная, поддерживающая, после ремонта, мойка окон, химчистка мебели. От типа зависят набор средств, время работы и число клинеров.
• Какая площадь — 45, 80, 200 квадратных метров. Именно от площади считается и цена, и сколько человеко-часов заложить.
• Сколько стоит — цена зависит от площади, типа уборки, этажности, наценок за срочность.
• На каком этапе заявка — принята, назначена бригада, в работе, сдана, оплачена.

Когда всё это живёт в бумажном журнале и в переписках, начинаются типичные потери: диспетчер Ирина не помнит, какую площадь назвал клиент; менеджер Анна не видит согласованную стоимость; клинер Ольга приезжает на генеральную, а по факту нужна уборка после ремонта — и средств не хватило. В конце дня никто не может сказать, сколько заявок оплачено, сколько «квадратов» отработала бригада и куда делась выручка. Данные есть, но они не собраны в одном месте и в единой форме — поэтому их нельзя ни найти, ни посчитать.

Как решает КанБан

В КанБан вы создаёте тип карточки «Заявка на уборку» и сами описываете, из каких полей она состоит. Поле — это не свободный текст «пиши что хочешь», а поле нужного типа, и КанБан следит, чтобы данные заполнялись правильно и единообразно.

Доступные типы полей под клининговую заявку:

• Текст — адрес объекта, комментарий («домофон 47, парковка во дворе»).
• Число — площадь в квадратных метрах, этаж, количество санузлов.
• Деньги ₽ — стоимость заявки, предоплата.
• Дата и Дата и время — день уборки или точные дата и время выезда.
• Список (один) и Список (много) — тип уборки одним значением или сразу набор доп-услуг (мойка окон + химчистка дивана).
• Вложенный список (каскад) — вложенный выбор: сначала «Жильё», потом «Квартира», потом «Генеральная».
• Галочка — да/нет: например, «нужны свои моющие средства», «есть животные».

Отдельного типа поля «сотрудник» нет: клинера или бригаду на выезд назначают в блоке «Исполнители» самой карточки — из числа сотрудников компании.

Каждому полю можно включить полезные флаги: «в названии» (отмеченные поля формируют название карточки на доске — значения видны, не открывая заявку), «в чат» (значение поля уходит отдельным сообщением в чат карточки — удобно копировать), «у клиента» (поле попадает в форму онлайн-заявки, которую клиент заполняет сам), «автономер» (заявке автоматически присваивается номер; доступно полям «Число» и «Текст»), «Выделять карточку (мигание) при значении» (у списка отмечаете важные значения — например, «после ремонта», — и карточка мигает на доске) и зависимое поле («Показывать поле, только если другое поле заполнено/равно») — одно поле показывается только при определённом значении другого.

Площадь и стоимость: цена считается от «квадратов»

Ключевая связка в клининговой заявке — площадь и стоимость. Именно от площади зависят и цена, и объём работ, поэтому эти два поля стоит завести аккуратно и связать между собой.

• Площадь — числовое поле. Заведите поле «Площадь, м²» типа «Число». В отличие от текста, число нельзя записать вразнобой («шестьдесят», «60м», «~60»), по нему можно фильтровать заявки (например, все объекты больше 150 м²) и суммировать отработанные «квадраты» за день.
• Стоимость — денежное поле. Заведите «Стоимость» типа «Деньги ₽». Оно хранит именно сумму, а не строку, поэтому по нему считается выручка и виден статус оплаты. У «ЧистоПро» для генеральной уборки квартиры 60 м² это, скажем, 7 200 ₽ (по 120 ₽ за метр).
• Тип уборки — список. Поле «Тип уборки» типа «Список (один)» задаёт тариф: у генеральной цена за метр одна, у уборки после ремонта — выше, у поддерживающей — ниже. Менеджер выбирает тип и умножает на площадь, получая стоимость единообразно, без «цены на память».
• Показ на доске. Включите флаг «в названии» у площади, типа и стоимости — отмеченные поля формируют название карточки, и прямо на доске видно «Генеральная · 60 м² · 7 200 ₽», не открывая заявку.

В результате площадь перестаёт быть словами со слуха, а стоимость — цифрой из головы: и то, и другое становится структурированными полями, по которым можно считать выручку, среднюю цену метра и загрузку бригад.

Разбор на примере: Клининговая компания «ЧистоПро»

В «ЧистоПро» диспетчер Ирина Свежесть принимает заявки, менеджер Анна Чистова согласует стоимость и распределяет бригады, а на выезд ездят клинеры Ольга Мойкина, Елена Блеск и Виктор Пылесосов. Ирина ведёт доску «Заявки» с колонками-статусами: Принята → Назначена → В работе → Сдана → Оплачена. Единица работы — одна заявка на уборку.

Для типа карточки «Заявка на уборку» настроены поля:

• Тип уборки — список: генеральная, поддерживающая, после ремонта, мойка окон, химчистка мебели. Флаг «в названии» включён, поэтому тип попадает в название карточки прямо на доске.
• Адрес — текстовое поле: «ул. Ленина, 12, кв. 47, домофон 47».
• Площадь — число: 60 м².
• Стоимость — деньги: 7 200 ₽.
• Клинер — не кастом-поле, а исполнитель: в блоке «Исполнители» карточки выбирают Ольгу Мойкину, Елену Блеск или Виктора Пылесосова; на карточке — аватар с инициалами.

Звонит клиент — заказывает генеральную уборку двушки 60 м². Ирина заводит карточку в колонке «Принята»: тип «Генеральная», адрес «ул. Ленина, 12, кв. 47», площадь 60. Анна согласует цену — 120 ₽/м², в поле «Стоимость» становится 7 200 ₽ — и назначает клинером Ольгу Мойкину в блоке «Исполнители», перетаскивая карточку в «Назначена». На доске карточка подписана «Ленина, 12 · Генеральная · 60 м² · 7 200 ₽» с аватаром Ольги. Ольга открывает карточку прямо на выезде и видит адрес, тип, площадь и что взять с собой — ничего не нужно уточнять по телефону.

К концу дня отработано, скажем, 5 заявок на 340 м². Ирина видит, что три уже в «Оплачена», а две «повисли» в «Сдана» без оплаты, — есть с чем работать, а не гадать. Директор в любой момент видит поток «квадратов» и выручку, не роясь в блокноте.

Что это даёт клининговой компании

Когда заявка описана полями, а не текстом в блокноте, клининговая компания получает конкретные выгоды:

• Ничего не теряется. Адрес, тип уборки, площадь и цена всегда привязаны к заявке — при передаче смены новый диспетчер видит всё сам, а клинер получает полный наряд на выезд.
• Цена считается от площади. Площадь — числовое поле, стоимость — денежное; менеджеру легко посчитать цену по тарифу и не ошибиться «на память».
• Виден объём работ. По полю «Площадь» видно, сколько «квадратов» и человеко-часов заложить и как распределить нагрузку между Ольгой, Еленой и Виктором.
• Быстрый онлайн-приём заявок. Поля с флагом «у клиента» сразу попадают в форму онлайн-заявки, которую клиент заполняет сам, — Ирине не нужно всё переспрашивать.
• Порядок в статусах и оплатах. Колонки Принята → Назначена → В работе → Сдана → Оплачена показывают, где деньги ещё не получены, а какая заявка уже закрыта.
• Понятная аналитика. По денежным и числовым полям виден средний чек, цена метра и выручка за день — без ручного подсчёта в конце смены.

В итоге диспетчер тратит секунды вместо минут на каждую заявку, клинер выезжает с полным нарядом, а владелец в любой момент видит реальную картину дня — без бумажного журнала.