Каждой команде ТСЖ — свой вид карточки заявки в КанБан

В ТСЖ и управляющей компании над одной заявкой жителя работают разные люди: диспетчер её принимает, управляющий согласует смету, правление контролирует бюджет, а подрядчик со стороны выезжает и чинит. Проблема в том, что все они открывают одну и ту же карточку — и по умолчанию видят в ней одно и то же. Подрядчику ни к чему смета работ, внутренние комментарии правления и полный профиль жителя; ему нужны адрес, суть проблемы, срок и телефон для связи. А правлению, наоборот, важна вся финансовая картина.

Когда карточка показывает всем всё, начинаются перекосы: сторонний подрядчик видит сумму сделки и персональные данные жителей, диспетчер тонет в блоках, которые ему не нужны, а карточка превращается в простыню из десятка секций. Это и вопрос конфиденциальности (152-ФЗ о персональных данных никто не отменял), и вопрос удобства — лишние блоки замедляют работу и путают.

В КанБан это решается тремя настройками, которые работают вместе: видимость блоков карточки по командам, переименование блоков и построчное скрытие и скрытие блоков карточки у команды — общее и по типам карточек. Вы один раз описываете, кто какие части заявки видит, — и каждая команда открывает карточку в своём виде. Разберём на примере ТСЖ «Northgate».

В чём проблема: одна карточка — разные роли

Диспетчер Лидия из ТСЖ «Northgate» ведёт доску заявок жителей. Над каждой заявкой в разное время работают четыре стороны, и у каждой — свой законный интерес к карточке:

• Диспетчер заводит заявку, назначает исполнителя, следит за сроком;
• Управляющий согласует смету, распределяет роли, контролирует выполнение;
• Правление смотрит на деньги: сумму работ, оплату, историю по дому;
• Подрядчик (сторонняя бригада) получает заявку на выезд — ему нужны суть, адрес, срок и контакт.

Если карточка показывает всем одинаково полный набор блоков, возникают конкретные проблемы:

• Утечка чувствительных данных. Сторонний сантехник видит смету работ, внутренние заметки правления и полный профиль жителя (не только имя, но и все контакты, историю обращений).
• Перегруженная карточка. Подрядчик листает блоки «Заказ и оплата», «История», «Сумма сделки», хотя ему нужны две строчки. Дольше вникать — дольше реагировать.
• Разные заявки — один шаблон вида. «Заявка жителя» и «Работа подрядчика» — разные типы карточек, но блоки у команды скрываются одинаково, без учёта типа.

Пока нельзя настроить, кто какую часть карточки видит, приходится либо заводить отдельные доски для подрядчиков и дублировать заявки, либо мириться с тем, что все видят всё.

Как это решает КанБан: видимость блоков по командам

Карточка заявки в КанБан состоит из блоков (секций): «Поля», «Карточка (тип)», «Клиент», «Время», «Роли и напоминания», «Команда и доступ», «Сумма сделки», «Чек-лист», «Заказ и оплата», «История» и другие. КанБан позволяет управлять этими блоками отдельно для каждой команды. Работают три механизма — их удобно настраивать вместе.

1. Видимость блоков по командам («Настройки доски» → раздел «Что показывать в карточке»). Под каждым включённым блоком есть строка «видят команды» — в ней вы отмечаете, каким командам блок виден. Логика простая:

• если у блока не отмечена ни одна команда — блок видят все (у кого он вообще не скрыт);
• если отмечены команды — блок виден только их участникам (плюс администратору и команде-наблюдателю, которая «видит всё»).

Например, блоки «Сумма сделки» и «Деньги» (в карточке он называется «Заказ и оплата») открываются только командам «Правление» и «Офис», а подрядчики их вообще не видят.

2. Переименование блоков и построчное скрытие (там же, в разделе «Что показывать в карточке»). Каждому блоку можно задать своё название вместо стандартного в поле «название» под блоком — например, блок «Клиент» переименовать в «Житель». А у блока «Роли и напоминания» (в списке настроек — «Исполнители») есть список «строки блока (скрыть / переименовать)», где можно скрывать или переименовывать отдельные строки: «Управляющий», «Исполнитель», «Контроль», «Напоминание (от срока)», «Точное время». Скрыли ненужную строку — карточка стала короче и понятнее.

3. Скрытие блоков карточки у команды — в том числе по типу (раздел «Команды», настройка «Скрыть блоки карточки у команды»). Это настройка на уровне команды: какие блоки карточки участники команды не видят. По умолчанию правило действует для всех типов карточек (в списке «для:» выбрано «всех типов (по умолчанию)»), но его можно переопределить для конкретного типа кнопкой «Настроить отдельно для этого типа». То есть у команды «Подрядчики» для типа «Работа подрядчика» можно показать один набор блоков, а для «Заявки жителя» — другой. Настройка по типу заменяет общий список; пустой список означает «показывать все блоки».

Разбор на примере: ТСЖ «Northgate»

В ТСЖ «Northgate» включён модуль «Команды и доступы», настроены команды «Офис», «Правление» и «Подрядчики». Управляющий садится за настройки доски заявок и раздаёт видимость блоков.

Что видит подрядчик. Для команды «Подрядчики» в настройке «Скрыть блоки карточки у команды» оставлены только нужные блоки: «Карточка (тип)» — чтобы понимать, что за заявка, «Роли и напоминания» с ролью «Исполнитель», «Время» со сроком и «Клиент» (переименован в «Житель») — но так, чтобы был виден контакт для связи. Блоки «Сумма сделки», «Заказ и оплата» и «История» подрядчику скрыты — их видимость по командам ограничена «Офисом» и «Правлением». В строках блока «Роли и напоминания» управляющий скрыл «Управляющего» и «Контроль» — подрядчику незачем видеть внутреннее распределение, ему важна только своя роль и точное время выезда.

Что видит правление. Команда «Правление» настроена наблюдателем — у неё включена галочка «Видит все задачи компании (наблюдатель)», — поэтому ей открыты все блоки без исключений, включая «Сумму сделки» и «Заказ и оплату», по которым правление и контролирует бюджет дома.

Разные типы — разный вид. На доске два типа карточек: «Заявка жителя» и «Работа подрядчика». Для команды «Подрядчики» через список «для:» и кнопку «Настроить отдельно для этого типа» сделано так: в «Работе подрядчика» показан блок «Материалы», а в «Заявке жителя» он скрыт — потому что материалы подрядчик заполняет только по своим работам. Одна команда, один набор блоков по умолчанию — и точечное переопределение там, где тип заявки этого требует.

Что это даёт ТСЖ и управляющей компании

Настроенная видимость блоков превращает одну карточку в несколько «видов» под каждую роль:

• Конфиденциальность по умолчанию. Сторонний подрядчик не видит смету, внутренние заметки и лишние персональные данные жителя — только то, что нужно для выезда. Это снимает риски по 152-ФЗ.
• Чистая карточка под задачу. Каждая команда открывает заявку без лишних блоков — подрядчик реагирует быстрее, диспетчер не отвлекается на финансы, правление видит деньги.
• Гибкость по типу заявки. «Заявка жителя» и «Работа подрядчика» показываются команде по-разному, без дублирования досок.
• Понятные подписи. Блоки названы языком ТСЖ — «Житель» вместо «Клиент», а ненужные строки ролей скрыты.
• Одна доска вместо нескольких. Не нужно заводить отдельную доску «для подрядчиков» и переносить туда заявки — все работают с одной карточкой, каждый в своём виде.

Управляющий один раз описывает, кто что видит, и дальше система сама показывает нужной команде нужную часть заявки.